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L'inventaire, une étape incontournable

Il est conseillé aux fonds et fondations de réaliser un inventaire des biens qu’ils détiennent. Pourquoi réaliser un inventaire ? Quel doit être son périmètre ? Et qui peut le réaliser ?
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Clés de compréhension

Pourquoi réaliser un inventaire ?

L'inventaire permet d'avoir une connaissance exacte de la composition de leur patrimoine. Il s’agit là d’un outil de suivi, permettant une certaine traçabilité et une transparence. C’est aussi une question de sécurité juridique et de conservation préventive. L’inventaire est une garantie de la pérennité d’une collection.

Le coût de l’inventaire peut-être important, mais ce coût est à la mesure de son enjeu. Un patrimoine passé sous silence est un patrimoine oublié qui risque de se dégrader ou même de disparaître sans qu’on s’en aperçoive. Dans ce contexte, l’inventaire équivaut à une réappropriation du patrimoine.

Pour mémoire, l’inventaire est aussi utile lorsqu’il sert de base à l’assurance d’une collection. 

Exemple de l'inventaire de la Fondation Hartung Bergman

La Fondation Hartung Bergman a réalisé un inventaire exhaustif de son patrimoine (la quasi-totalité des œuvres de la Fondation faisant partie de son patrimoine initial),  inventaire qui a permis son développement. Après cet inventaire qui a mobilisé jusqu’à 8 personnes, la Fondation a développé un programme informatique permettant de rendre accessible, sous la forme d’une base de données intranet, les informations sur chaque œuvre et ses archives. Cette architecture informatique permet de gérer les œuvres et les informations qui les concernent (caractéristiques, historique…). On y retrouve également des statistiques sur les ventes des œuvres de l’artiste (qui permettent d’identifier une tendance d’évolution de la cote de l’artiste). Cette base de données a une valeur d’usage et une valeur intellectuelle très importante : c’est un outil essentiel pour l’expertise de la Fondation, et pour l’élaboration du catalogue raisonné de l’artiste (qui ne peut être sérieux que s’il se base sur des archives). C’est également un outil efficace qui peut contribuer à la protection des œuvres qui y sont recensées, et un outil de valorisation et de développement de l’appareil critique (les chercheurs peuvent consulter cette base à distance). En constituant ce « musée imaginaire », la Fondation a produit un outil de mondialisation de la recherche sur Hans Hartung. D’autres acteurs ont souhaité utiliser le modèle de base que la Fondation a développé. L’existence de cette base, qui a nécessité un investissement lourd de la part de la Fondation, a une incidence économique (une meilleure connaissance de l’œuvre de l’artiste conforte la présence celui-ci sur le marché de l’art). Il faut s’interroger sur l’accès à ces bases de données* et à leur contrôle.

*En France par exemple, pour donner accès un courrier figurant dans des archives, il faut la double autorisation de la personne qui l’a envoyée et de celle qui l’a reçue.

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Si tous les fonds et fondations ne sont pas tenus de réaliser un inventaire, sa réalisation est obligatoire au moins une fois tous les 10 ans (obligation décennale de recollement) pour les institutions détenant ou recevant une collection bénéficiant de l’appellation « musée de France ».

Périmètre de l’inventaire

En général, l’inventaire concerne tous les biens gérés par le fonds/la fondation qu’il/elle en soit propriétaire ou dépositaire. Cet inventaire concerne dans l’idéal tous ses biens, y compris ses archives.    

Qui réalise l’inventaire ?

L’inventaire peut être réalisé par une ou plusieurs personnes en interne à la fondation,cette mission peut être également déléguée à des externes si le besoin s’en fait ressentir (commissaire-priseur, notaire, huissier, expert…).

Les rubriques du registre d’inventaire17 Femme Unisa Nick paSandales Bout Ouvert B01lzb31kd sChxtrBQd

L’inventaire doit permettre de collecter le plus d’informations possible :
  • le mode d’acquisition ou de dépôt (don, legs, achat, dépôt, prêt) ; 
  • l’agent d’acquisition (donateur, testateur, vendeur, …) en étant le plus précis possible ; 
  • les obligations liées à ce bien et source de ces obligations (testament, ou autres textes) 
  • la date d’acquisition ou du dépôt ; 
  • le prix ou du moins l’estimation en cas de don/legs (référence notamment à des opérations sur le marché de l’art pouvant apporter une information complémentaire sur la valorisation de l’œuvre) ; 
  • informations sur l’objet :
- description de l’objet (les caractéristiques de l’objet, la désignation usuelle de l’objet, état de l’oeuvre); 
- matière et technique ; 
- dimensions ; poids ; 
- l’auteur ; 
- époque (date de fabrication de l’œuvre) ; 
- provenance (pays, province, département, commune)
 
Exemples 
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La Fondation Annette et Alberto Giacometti 

La Fondation Annette et Alberto Giacometti utilise le catalogue raisonné de l’œuvre qui recoupe le travail d’inventaire de la Fondation. Le catalogue raisonné permet également d’avoir une vision du patrimoine de la Fondation au regard de l’ensemble de l’œuvre recensée. A la Fondation deux personnes sont dédiées à l’aspect conservation des œuvres à la régie et quatre personnes sont dédiées à la recherche documentaire et à l’expertise, chacune dans son domaine (sculpture, peinture, arts décoratifs, estampes).

La Fondation de France

La Fondation de France dans son inventaire s’intéresse non seulement au patrimoine qui lui est propre mais aussi du patrimoine de toutes ses fondations sous égide. Elle réalise un inventaire global de tout le patrimoine dont elle est responsable pour en avoir une vision d’ensemble. Une personne en interne est chargée de l’inventaire ; elle s’appuie sur des prestataires externes. 

La Fondation Atelier d'Arts de France

La Fondation Atelier des Arts de France réalise tous les ans un inventaire en interne, notamment pour des raisons comptables. Les œuvres des artisans sont soit commandées soit achetées, aussi la valeur retenue est la valeur d’achat. Cela est ensuite inscrit au bilan de la fondation.

La Fondation Schneider

La Fondation Schneider a une trentaine d’œuvres d’artistes contemporains peu connus du grands publics. C’est le prix d’achat qui est retenu par la Fondation. Le commissaire aux comptes et le commissaire du gouvernement ont demandé à un moment donné à la Fondation de réaliser une valorisation de l’ensemble de son patrimoine (actifs financiers, biens immobiliers et autres actifs. La Fondation, pour ce qui concerne ses œuvres, a essayé avec un commissaire priseur de réfléchir à l’évaluation de ses œuvres. La valeur d’achat a été gardée pour la plupart des œuvres, mis à part pour quelques artistes connus ayant une cote. 17 Femme Unisa Nick paSandales Bout Ouvert B01lzb31kd sChxtrBQd

Points de vigilance et recommandations

  • L’inventaire correspond souvent à une opération de grande envergure, chronophage et coûteuse. Il peut donc être intéressant de poursuivre cette initiative correspondant à un instant T par un inventaire permanent, ou tout au moins de prévoir des mises à jour régulières des informations collectées.  
  • Lorsque cela est possible, l’inventaire peut prendre appui sur les informations figurant des documents ou des actes préexistants (inventaire de succession, acte notarié, catalogue raisonné, …). 
  • Une campagne photographique réalisée dans le cadre d’un inventaire permet un suivi des actifs (il permet par exemple de faciliter le constat d’un changement d’état entre N et N+1). Il permet aussi en cas de vol de constituer un commencement de preuve. 
  • Il convient d’être vigileant quant à la sollicitation d’un expert pour la réalisation de l’inventaire, puisque pour mémoire, un expert peut s’auto-déclarer l’être.

En savoir plus

Liens utiles

- Exemples de méthode pour la rédaction de fiches d’inventaire (explications disponibles sur la base Joconde) 
 
- Fiche sur la valorisation comptable des oeuvres d'art
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